Quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

Văn phòng Chính phủ vừa ban hành Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 5/4/2023 quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công, thanh toán trực tuyến, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau: (1) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó; (2) thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành; (3) thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; (4) thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại (1), (2), (3) và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
 
Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: Bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu sau: Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại (1), (2), (3), (4); các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính; các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Người có trách nhiệm thực hiện số hóa

Người có trách nhiệm thực hiện số hóa bao gồm: Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính. Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc nội dung vừa nêu được giao thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính công ích và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại điểm b, khoản 3, Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.
 
Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
 
Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.
Quy trình số hóa

Quy trình số hóa được thực hiện qua 4 bước sau:

Bước 1: Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

Bước 2: Bóc tách dữ liệu.

Bước 3: Cấp mã kết quả số hóa.

Bước 4: Lưu kết quả số hóa.

Áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính

Mã QR (Quick Response Code - mã phản hồi nhanh) hồ sơ thủ tụ chành chính là mã vạch hai chiều được sử dụng để tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hoặc thanh toán hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

Việc áp dụng cung cấp mã QR trong tiếp nhận thủ tục hành chính phải bảo đảm theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 (ISO/IEC 18004:2006) về công nghệ thông tin - kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động - yêu cầu kỹ thuật đối với mã hình QR code 2005.

Mã QR được in ở góc trên bên trái của các giấy tờ được xuất bản từ dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cho tổ chức, cá nhân cung cấp các dữ liệu tối thiểu sau: Mã số hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; Mã thủ tục hành chính; Mã định danh của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính; Tên giấy tờ được xuất bản; Tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu; Thời điểm xuất bản; Trường hợp là Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về ngày hẹn trả kết quả; Trường hợp là kết quả giải quyết thủ tục hành chính, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về thời hạn, phạm vi có hiệu lực (nếu có).

Thông tư này (bấm xem) có hiệu lực từ ngày 25/5/2023.